〈聰明進出會議室〉找「對的人」一起開會
文／蔡祐吉
小米準備了製作精美又詳細的簡報檔案，搭配新買的美美套裝，抱著「一定要成功帶回合作案」的決心，取得公司授權，代表出席一場異業結盟會議。
開會過程中，小米依照事先排演的「劇本」，一一將合作案的利基點、對雙方公司的互利等部分，侃侃而談；看著對方公司的代表，頻頻點頭稱是，小米露出滿意的笑容，因為她有自信，這合作案應該是十拿九穩了。
萬萬沒想到的是，在小米簡報結束，準備繼續詳談合作細節時，對方公司的主管突然露出遲疑的表情說：「不好意思，您的提案很吸引人，可是我們還必須進一步研究，提案內容對敝公司是不是真的有利？」
「您的意思是，我說得不夠詳細？」小米忍不住反問對方。
「喔，不是的，我的意思是……我還必須請示我們老闆，才能決定。」
原來是這家公司派出來的代表，既沒有能力判斷合作案的內容好不好，背後更大的問題是，他還無權做任何決定。
歌手戴愛玲的成名曲「對的人」的歌詞是這麼寫的：「愛要耐心等待，仔細尋找，感覺很重要……我相信在這個世界上，一定會遇到，對的人出現……。」
同樣的道理，也應該用在「開會對象的選擇」上。
跟「對的人」開會，彼此都「嘹」事情的背景跟前因後果，討論起來既可以切中要點，又能夠有效率，迅速得到結論，順利解決問題；但如果開會的對象不是「對的人」，很可能事倍功半、徒勞無功。
要找出「對的人」，可以從「與會者是不是有決策權」、「與會者業務是不是與會議內容直接相關」、「與會者是不是熟悉議題背景」、「與會者是不是具備足夠的議事溝通能力」等角度評估。人數上，寧可「小而美」，大家仔細討論，也不要變成「大拜拜」，每個人都言不及義。（作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師）
‧會議小提醒：
1.慎選「對的人」參與會議。
2.與會者的數量，應控制在大家可充分討論的範圍內。
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※引用資料來自：自由時報！2008年10月27日 星期一
http://www.libertytimes.com.tw/
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