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| 圖／蜜也 |
文／松山真之助 譯者／陳美瑛 圖／蜜也
日本作家松山真之助於近日即將出版的《超簡單記事本備忘錄活用術》中，提供了許多上班族可提高工作效率的小祕方，以下特選出四個好用易上手的使用技巧，讀者不妨做個參考。
TIP1．穩藏個資／密碼備忘設定
備忘錄用在傳遞比較簡單的訊息，或是寫下來供自己使用。不過，有時候也有不可為外人知的資訊。
個人的資料，包括銀行提款卡的密碼、登入電腦的密碼等。若是只有一兩組密碼的話，背起來就可以了，但是密碼一多就會記不得。想不出自己設定的密碼，根本就是本末倒置的做法。
在此建議各位可以利用文字或數字的規則進行密碼備忘的設定。例如，選一個自己喜歡的幸運數字，然後以「＊」替換該數字、以「＊」代替前三碼，或是以自己設計的方法替換數字等等。
雖然不見得絕對完善，但是比起完全暴露資訊的話，這方法可是安全多了。
TIP2．記事分三區／靈活運用 創造人生價值
將記事本分成「三區」。「目標區」寫下人生的夢想、計畫或信念等。「行程區」則是利用月曆進行時間管理。「價值區」記錄工作所需的基本資料或個人喜歡的格言等。思考一下這樣的區分吧。
．「目標區」
購買記事本時，是否只考慮日曆的功能呢？這就是為什麼記事本一直無法跳脫預定管理的原始功能之故。這麼做真是浪費記事本的其他功能。從現在起，試著把記事本視為「實現夢想的工具」吧。
．「行程區」
這部分是一般人都會使用的管理預定事項的功能。重點在於必須了解這是為自己所訂的計畫，也要明白這是為了讓自己成長、發揮所長所做的行程管理。
．「價值區」
記事本裡必須具備提高個人心靈層次的內容，例如喜歡的格言、想推薦的好書等等。成長是從這個區塊的累積而開始的。
掌握記事本的功用，讓記事本成為創造人生價值的工具吧！
TIP3．積存.回顧.使用／我的「資訊百寶箱」
準備一個可丟進任何重要資訊的箱子吧。從積存、回顧、使用的循環中產生新的想法。
我們的生活周遭常有許多「小資訊」，也許是不經意看到的一則新聞記事、電子報，或自己記錄下來的想法……等等。進入網路時代之後，這類資訊大多被轉到網站上去了。不過即便如此，也並非所有的資訊都能在網站上找得到，所以紙類的資訊暫時還不能放棄。
建議各位準備一個箱子，把將來可能會用到的任何資訊或是自己的想法筆記等，一股腦地全都丟進這個箱子裡。並把這個箱子命名為「資訊百寶箱」，別名「資訊收納箱」。切記，資料的尺寸還是儘量統一以A4為原則。
重點是不要只顧著堆積資訊。資料的累積量因人而異，如果考慮到未來十年或二十年的話，那麼歸檔時或許不要用項目別，而是以「年度別」來分類比較好。一般人通常習慣以商業、學習、家庭等項目進行分類，不過最後都是因為項目分類得太細或重複收集，最後導致無法收拾的局面。
當然，收納箱裡的資訊只是資料的累積而已，若不能從這裡產生任何想法的話，就沒有任何意義。收集資料並不困難，重要的是養成整理的習慣（公式化的作業）。
建議每年或每個月檢視一次這個箱子並且整理內容物，丟棄不需要或老舊的資訊、歸納整理同類的資訊……等等。如果整理時產生「好像可以歸納在○○等相關資訊裡……」的想法，就達到設置收納箱的目的了。因為這個時候「資訊收納箱」才開始有了存在的意義。
請先準備一個箱子，至少試用半年看看。「有這樣的空間或是有這個箱子就會感到安心！」先從這樣的想法開始吧。
TIP4．傳遞好消息／留言便條 印象更深刻
「留言」除了傳達內容之外，還傳達其他的東西。傳話最重要的就是「如實呈現」留言的內容。從這個意義來看的話，必須具備聆聽與傳達等兩項技巧。另外，將自己的想法傳達給某人時，就必須具備歸納想法的技巧。
無論是哪種情況，簡潔歸納「什麼事（WHAT）」、「何時（WHEN）」、「誰（WHO）」等內容才是最重要的。
●可以設計哪些便條紙？
在職場上最常遇到的就是電話或傳話等留言了。同樣的，無論是感謝便條紙或指示便條紙，要花點心思讓收到留言的人總是能夠感受到「窩心的感覺」。
例如，畫上自己的肖像插圖，或者準備幾句自己喜歡的格言並且每個月更換一次、毎日大放送地加上令人噴飯的一句話、寫上罕見的統計數據、冷知識……等等，有許許多多的巧思值得運用。
最好的方法是身為上司的你先帶頭示範。這樣的行動在言語之外傳達著「啊，這個職場有如此的文化氣息」之訊息。
請各位一定要試著發揮自己的創意。雖然有人認為留言內容無須加入個人情感，也不用多加前言。不過，如果留言便條紙上也表達一些個人心情的話，既具有個人風格也令人覺得愉快。把只有一句「○○打電話找你」的留言寫在附有創意插圖的便條紙上的話，可以讓人感受到傳達者的心情與人品。因此，試試製作一份附有自己肖像插圖的創意便條紙吧。
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